Aufbewahrungsfristen verkürzt: Welche Belege du 2026 endlich wegwerfen darfst

Ich sitze gerade selbst an der Steuererklärung 2025 – und wenn ich schon dabei bin, räume ich auch die alten Ordner und Belegstapel auf. Der perfekte Moment, denn seit 2025 haben sich die Aufbewahrungsfristen geändert: Du darfst jetzt deutlich mehr wegwerfen als noch vor zwei Jahren. Hier zeige ich dir, was wirklich weg darf.

Was sich geändert hat

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt – gültig seit dem 1. Januar 2025. Zu den Buchungsbelegen zählen die Dinge, die bei uns Selbstständigen den größten Stapel machen: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist zum Stichtag noch nicht abgelaufen war.

Der Fristen-Überblick

Wichtig: Es wurden nicht alle Fristen verkürzt, sondern nur die für Buchungsbelege. So sieht es jetzt aus:

• 8 Jahre – Buchungsbelege (neu verkürzt): Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Belegfunktion.
• 10 Jahre – bleiben: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte.
• 6 Jahre: empfangene und versendete Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind (z. B. Angebote, die zu keinem Auftrag führten).

Die Frist läuft immer ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Ein Beispiel: Eine Rechnung aus 2016 hat mit der neuen 8-Jahres-Regel eine Frist bis Ende 2024 – die darfst du seit Anfang 2025 vernichten.

Worauf du vor dem Reißwolf achten solltest

So schön das Aufräumen ist – ein paar Dinge solltest du prüfen, bevor etwas endgültig verschwindet:

• Läuft gerade eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Rechtsstreit? Dann heb die betroffenen Unterlagen auf, auch wenn die Frist formal abgelaufen ist.
• Digital zählt. Belege dürfen digital aufbewahrt werden, solange sie lesbar und unveränderbar bleiben (Stichwort GoBD). Papier musst du nicht horten – ein sauberes digitales Archiv reicht.
• Denk an den Datenschutz. In Belegen stecken personenbezogene Daten. Nach Ablauf der Frist solltest du sie nicht nur dürfen, sondern nach deinem Löschkonzept auch tatsächlich löschen – und Papier sicher schreddern, nicht in den Hausmüll.

Wenn du deine Belege bei der Gelegenheit gleich digitalisierst: Zum Zusammenführen einzelner Scans zu einer sauberen PDF nutze ich mein eigenes PDF-Tool auf tools.bymw.de – ohne Upload, alles bleibt lokal im Browser. Und wenn du dir einen sauberen, GoBD-tauglichen digitalen Belegablauf aufsetzen willst, sprich mich an – so etwas baue ich regelmäßig.

Ein ehrliches Wort zum Schluss: Das ist meine praktische Einordnung als Selbstständiger, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Unterlagen du in deinem konkreten Fall wie lange halten musst, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Quellen

• Bürokratieentlastungsgesetz: Aufbewahrungspflichten verkürzt – Haufe
• Bürokratieentlastungsgesetz – das müssen Sie wissen – Lexware