E-Rechnungspflicht: Was Selbstständige und kleine Betriebe jetzt wissen müssen
Seit 2025 gilt die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise. Was das konkret heißt, ab wann du senden musst, warum ein PDF keine E-Rechnung ist – und was für Kleinunternehmer gilt.
Wer geschäftlich Rechnungen an andere Unternehmen stellt, kommt an einem Thema nicht mehr vorbei: der E-Rechnung. Seit Anfang 2025 wird sie in Deutschland im B2B-Bereich schrittweise Pflicht. Klingt trocken, ist aber wichtig – und mit ein bisschen Überblick halb so wild.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
Wichtig zuerst, weil hier die meisten Missverständnisse liegen: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann – gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Das eingescannte oder als PDF verschickte Dokument zählt nicht dazu.
Die Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber geht das gestaffelt an:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt für alle – auch für Kleinunternehmer.
- Bis Ende 2026: Beim Versand sind Papierrechnungen weiter erlaubt. Ein PDF darfst du nur noch verschicken, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Dann müssen es alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Was das für Kleinunternehmer bedeutet
Etwas Entwarnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Für eigene Leistungen musst du grundsätzlich keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können musst du sie aber trotzdem – seit 2025. In der Praxis heißt das: Sorg dafür, dass du eine E-Rechnung öffnen und archivieren kannst, wenn ein Geschäftspartner dir eine schickt.
Was du jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Kläre, wie du eingehende E-Rechnungen empfängst und revisionssicher aufbewahrst.
- Software prüfen: Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD auf Knopfdruck. Ein Blick in dein aktuelles Tool lohnt sich.
- Rechtzeitig umstellen: Auch wenn du als kleiner Betrieb noch Zeit hast – wer den Wechsel früh angeht, hat später keinen Stress.
Wenn es beim Kalkulieren um die reinen Beträge geht – brutto, netto, Mehrwertsteuer – hilft dir übrigens der Mehrwertsteuer-Rechner in meinen Tools schnell weiter.
Kurz gesagt
Die E-Rechnung ist keine Kür mehr, sondern wird zur Pflicht – nur eben gestaffelt. Empfangen können musst du sie schon heute; beim Versand hast du als kleiner Betrieb noch etwas Luft. Das hier ist keine Steuerberatung, sondern eine Orientierung. Für die Details zu deiner Situation ist deine Steuerberatung die richtige Adresse – und wenn deine Website oder App an diese Prozesse andocken soll, sprich mich gern an.
Quellen
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