Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt – und landet in deinem Impressum

Es gibt so Post vom Finanzamt, die sieht nach nichts aus und wandert direkt in den Ordner „irgendwann". Ein Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern mit einer neuen Nummer, die mit DE und neun Ziffern anfängt, gehört genau in diese Kategorie – und ist trotzdem wichtig. Das ist deine Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Und wenn du eine Website für deine Selbstständigkeit hast, betrifft sie dich direkter, als du denkst: Sobald du sie hast, gehört sie ins Impressum.

Ich baue Websites für Selbstständige und kleine Betriebe, und das Impressum ist bei fast jedem Projekt das Thema, das am liebsten liegen bleibt. Deshalb schreibe ich dir hier in Ruhe auf, was gerade passiert, wen es wann trifft und wie du das in zwei Minuten erledigst.

Was diese Nummer überhaupt ist

Die W-IdNr ist die neue, bundesweit eindeutige Kennung für alle wirtschaftlich Tätigen – also auch für dich als Einzelunternehmer oder Freiberufler. Sie soll die Steuernummer als Identifikationsmerkmal gegenüber Finanzbehörden ablösen und wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Du musst dafür nichts beantragen, keinen Antrag stellen, kein Formular ausfüllen. Sie kommt einfach per Post oder über dein ELSTER-Postfach.

Vom Aufbau sieht sie aus wie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: „DE" plus neun Ziffern, später ergänzt um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal für einzelne Tätigkeiten. Verwechseln solltest du sie trotzdem nicht – die USt-IdNr bleibt eine eigene Nummer mit eigenem Zweck.

Der Zeitplan – und warum gerade jetzt

Die Vergabe läuft schon seit dem 1. November 2024, aber gestaffelt. Zuerst waren die dran, die ohnehin Umsatzsteuer abführen oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG geführt werden. Wenn du in eine dieser Gruppen fällst, hast du deine Nummer also womöglich längst im Briefkasten gehabt.

Spannend wird es jetzt für den Rest: Wer bisher nur unter einer Steuernummer beim Finanzamt geführt wird, aber nicht in die erste Gruppe fiel, bekommt die W-IdNr voraussichtlich ab dem 4. Quartal 2026 laufend zugeteilt. Weitere Merkmale für einzelne Tätigkeiten folgen ab 2027. Heißt konkret: In den nächsten Monaten flattert bei vielen Selbstständigen genau dieses Schreiben ins Haus. Und viele legen es weg, ohne zu wissen, dass es eine kleine Aufgabe auslöst.

Eine Entwarnung vorweg, damit du nicht in Panik gerätst: Für die elektronischen Steuererklärungen ist die Angabe der W-IdNr bis zum 31. Dezember 2026 noch nicht verpflichtend – bis dahin gibst du sie wie gewohnt mit deiner Steuernummer ab. Der Punkt, der dich als Website-Betreiber sofort betrifft, ist ein anderer: das Impressum.

Warum die Nummer ins Impressum muss

Das Impressum deiner Website regelt § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG). Dort steht unter anderem, dass du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben musst, sofern sie vorhanden ist. Das „sofern vorhanden" ist der entscheidende Halbsatz: Solange du keine hast, musst du nichts tun. In dem Moment, in dem du sie bekommst, wird die Angabe fällig.

Für die Praxis bedeutet das:

• Hast du bereits eine USt-IdNr, führst du die weiterhin im Impressum. Die W-IdNr kommt nicht zwingend zusätzlich rein, wenn die USt-IdNr bereits vorliegt – aber Doppelangaben schaden nicht.
• Hast du keine USt-IdNr (typisch für viele Kleinunternehmer und Freiberufler) und bekommst jetzt deine W-IdNr, dann ist das die Nummer, die du im Impressum ergänzt.

Das ist kein Drama und kein teurer Anwaltstermin. Es ist eine Zeile Text. Aber es ist eine Zeile, die abmahnbar ist, wenn sie fehlt und die Nummer vorliegt. Genau deshalb landet dieses Thema so gern im „mach ich später"-Stapel – und wird dann vergessen.

Deine Zwei-Minuten-Checkliste

Wenn das Schreiben mit der W-IdNr bei dir ankommt, mach in dieser Reihenfolge:

1. Nummer sicher ablegen. Schreib sie zu deinen anderen Stammdaten – Steuernummer, ggf. USt-IdNr. Das Schreiben selbst aufheben.
2. Impressum öffnen. Bei einer selbst gepflegten Seite: rein ins CMS, Impressum-Seite bearbeiten.
3. Zeile ergänzen. Zum Beispiel: „Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO: DE123456789". Fertig.
4. Speichern und veröffentlichen – bei einem sauberen Entwurf-/Veröffentlichen-Workflow siehst du vorher genau, wie es live aussieht.

Wenn deine Website mit einem CMS läuft, in dem du Inhalte selbst ändern kannst, ist das wirklich eine Sache von Minuten. Genau so baue ich die Seiten meiner Kunden: Das Impressum ist eine ganz normale, jederzeit editierbare Seite – kein Entwickler nötig, kein Ticket, kein Warten. Du öffnest die Seite, tippst die Zeile rein, klickst auf Veröffentlichen. Wenn du gerade überlegst, ob deine bestehende Seite so etwas kann oder ob du dafür jedes Mal jemanden anrufen musst, schau dir mal an, wie ich das löse: bymw.de.

Kurz zur Einordnung

Die W-IdNr ist kein neues Bürokratie-Monster, sondern erst mal nur eine weitere Kennung, die du bekommst und ablegst. Der einzige aktive Handgriff für dich als Website-Betreiber ist die Ergänzung im Impressum – und den erledigst du am besten sofort, wenn das Schreiben kommt, statt es aufzuschieben. Ein aktuelles, vollständiges Impressum ist außerdem schlicht ein Zeichen von Seriosität: Besucher, die dich beauftragen wollen, schauen da öfter rein, als man denkt.

Und weil es um ein rechtliches Pflichtfeld geht: Dieser Beitrag ist mein praktischer Erfahrungswert aus der Website-Arbeit und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Wenn du bei deiner konkreten Konstellation unsicher bist – etwa welche Nummer genau in dein Impressum gehört – frag im Zweifel deinen Steuerberater. Für die Umsetzung auf der Website bin ich dann gern dein Mann.

Quellen

• Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer – Bundesfinanzministerium
• Wirtschafts-Identifikationsnummer – Bundeszentralamt für Steuern
• Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) § 5 – Allgemeine Informationspflichten – gesetze-im-internet.de